Propósito
En la era electrónica, es importante que las organizaciones complejas mantengan normas relativas a la conservación y destrucción de la información almacenada electrónicamente, es decir, la información almacenada en correos electrónicos, mensajes instantáneos, mensajes de voz, mensajes de texto, documentos, hojas de cálculo, bases de datos, archivos, metadatos, imágenes, diagramas, etc. Esta política se aplica a todo tipo de soportes electrónicos, incluidos discos duros, memorias USB, memorias de ordenador, almacenamiento en servidores, dispositivos portátiles, discos ópticos, etc. Las políticas de conservación por escrito, junto con pruebas de que la política se sigue de forma rutinaria, son esenciales para demostrar que la destrucción de la información se hizo de buena fe.
La facilidad con la que la información electrónica puede generarse, almacenarse, alterarse, transmitirse y destruirse ha complicado el proceso de descubrimiento, al igual que el enorme volumen de información que se procesa y los diversos formatos en los que puede crearse, almacenarse y producirse. En consecuencia, las facultades y universidades deben empezar ahora a gestionar activamente su información almacenada electrónicamente. El objetivo de esta política es mejorar la eficiencia y la eficacia operativas y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos relacionados con la conservación y la eliminación de los registros y la información de Cambridge College.
El College es responsable de garantizar que los departamentos pertinentes apliquen los calendarios de conservación y eliminación de documentos e información, lo que se traducirá en la eliminación oportuna y adecuada de los documentos e información de acuerdo con los plazos previstos. El correo electrónico institucional y las políticas de retención de documentos son de particular interés.
Cambridge College debe contar con una política de gestión de correo electrónico y documentos legalmente defendible que permita al centro cumplir con los requisitos legales y normativos, reducir los costos de infraestructura y mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones.
Declaración de política
Cambridge College diseñará e implantará una serie de procesos que afectarán a un sistema de conservación de documentos plenamente funcional. Esto incluirá un sistema de cuotas gestionado para limitar la proliferación ilimitada de documentos personales y departamentales, un sistema de cuotas de correo electrónico que impondrá acciones específicas por parte de los usuarios para gestionar su volumen de correo electrónico y que también habilitará procesos automatizados que eliminarán periódicamente del sistema los correos electrónicos borrados.
El sistema de conservación dictará que los datos se purguen tras un periodo de tiempo determinado (estimado en 2,5 años). Para facilitar esta política, el Colegio utilizará un sistema de retención automatizado para gestionar y eliminar los mensajes de correo electrónico que queden fuera del periodo de retención. Además, los correos electrónicos activos en la plataforma de correo Exchange sólo se conservarán durante 180 días. El correo electrónico de archivo estará disponible en la plataforma de retención durante el tiempo que determine el asesor jurídico.
Alcance
Los documentos de Cambridge College son activos importantes. Los registros de College incluyen esencialmente todos los registros que produces como empleado, ya sean en papel o electrónicos. Un registro puede ser tan obvio como un memorando, un correo electrónico, un contrato o algo no tan obvio, como un calendario de escritorio informatizado, un libro de citas o un registro de gastos.
La ley exige que el Colegio conserve ciertos tipos de registros comerciales, normalmente durante un periodo de tiempo determinado. No conservar esos registros durante esos períodos mínimos podría exponerte a ti y al Colegio a sanciones y multas, causar la pérdida de derechos, obstruir la justicia, estropear pruebas potenciales en un pleito, colocar al Colegio en desacato al tribunal o perjudicar seriamente al Colegio en un litigio.
El Colegio espera que todos los empleados cumplan plenamente con cualquier retención de registros publicados o políticas de destrucción y horarios, siempre que todos los empleados deben tener en cuenta la siguiente excepción general a cualquier calendario de destrucción declarado: Si tú crees, o el Colegio te informa, que los registros de la universidad son relevantes para los litigios, o litigios potenciales (es decir, una disputa que podría dar lugar a un litigio), entonces debes preservar los registros hasta que el Consejo General determina que los registros ya no son necesarios. Esta excepción sustituye a cualquier calendario de destrucción de dichos documentos establecido con anterioridad o con posterioridad. Si crees que puedes aplicarte esta excepción o tienes alguna pregunta sobre tu posible aplicabilidad, ponte en contacto con la oficina del Consejo General.
De vez en cuando, la Escuela Superior establece políticas o calendarios de conservación o destrucción para determinadas categorías de documentos con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación, y también para lograr otros objetivos, como la preservación de la propiedad intelectual y la gestión de costos. A continuación se identifican varias categorías de documentos que merecen especial consideración. Aunque se sugieren periodos mínimos de conservación, la conservación de los documentos identificados a continuación y de los documentos no incluidos en las categorías identificadas debe determinarse principalmente mediante la aplicación de las directrices generales que afectan a la conservación de documentos identificadas anteriormente, así como cualquier otro factor pertinente.
Expedientes de Estudiantes
Los estatutos estatales y federales exigen que el Colegio mantenga ciertos registros relativos a la admisión de estudiantes, académicos, de ayuda financiera y otros registros mantenidos por la Oficina del Registrador. El Colegio también debe mantener cualquier correspondencia relativa a los estudiantes por escrito a o desde el Colegio o empleados individuales en virtud de los estatutos estatales y federales aplicables. Los expedientes académicos de los Estudiantes deberán conservarse a perpetuidad.
Contabilidad
Los registros de Contabilidad incluyen, entre otros, documentos relativos a nóminas, gastos, costes empresariales, procedimientos contables y otros documentos relativos a los ingresos, gastos y propiedades del Colegio. Los registros de Contabilidad deben conservarse durante al menos siete años a partir de la fecha de presentación de la declaración correspondiente.
Registros de empleo/Registros de personal
Las leyes estatales y federales obligan a la Escuela Superior a conservar determinada información sobre contratación, empleo y personal. El Colegio también debe mantener los archivos de personal que reflejan las evaluaciones de desempeño y cualquier queja presentada contra el Colegio o los empleados individuales en virtud de los estatutos estatales y federales aplicables. El Colegio también debe mantener todos los memorandos finales y la correspondencia que refleja las evaluaciones de desempeño y las medidas adoptadas por o en contra de personal en el archivo de personal del empleado. Los expedientes de empleo y de personal deben conservarse durante seis años después de que el empleado deje de trabajar para el Colegio.
Material de Junta Directiva y de sus comités
Las actas de las reuniones deben conservarse a perpetuidad en el libro de actas del Colegio. El Colegio deberá conservar una copia en limpio de todos los materiales del Consejo y de sus Comités durante un período no inferior a diez años.
Comunicados de prensa
El Colegio debe conservar copias permanentes de todos los comunicados de prensa y documentos presentados públicamente bajo la teoría de que el Colegio debe tener su propia copia para probar la exactitud de cualquier documento que una persona o agencia gubernamental pueda teóricamente producir en contra de ese Colegio.
Expedientes jurídicos
Debe consultarse al Consejo General para determinar el período de conservación de determinados documentos, pero en general los documentos jurídicos deben conservarse durante un período de diez años.
Contratación y promoción
El Colegio debe conservar las copias finales de los documentos de contratación y promoción durante el mismo período de tiempo que conserva otros archivos comerciales, generalmente tres años.
Contratos
En cuanto a los contratos, arrendamientos, licencias y otros documentos legales, estos documentos deben conservarse durante al menos seis años más allá de la vigencia del acuerdo.
Deben conservarse copias de la ejecución final de todos los contratos celebrados por el Colegio. El Colegio deberá conservar copias de los contratos definitivos durante al menos seis años después de la vigencia del acuerdo y durante más tiempo en el caso de contratos y otros materiales presentados ante organismos gubernamentales y reguladores.
Correo electrónico
El correo electrónico que deba conservarse debe imprimirse en papel y guardarse en el archivo correspondiente o descargarse en un archivo informático y conservarse electrónicamente o en disco como archivo independiente.
El periodo de conservación depende del asunto del correo electrónico, como se explica en otras secciones de esta política. El incumplimiento de esta política de conservación de correo electrónico y documentos puede dar lugar a medidas disciplinarias contra el empleado, incluida la suspensión o el despido. Las preguntas sobre esta política deben remitirse al Consejo General, que se encarga de administrarla, hacerla cumplir y actualizarla.
Política que se solicita
Esta política se aplica a todos los Estudiantes, Profesores y Personal de Cambridge College y a todos los demás usuarios de la red inalámbrica de Cambridge College. Estos usuarios son responsables de leer, comprender y cumplir esta política.
Personas responsables de su revisión y aplicación: Consejería General y el Director de Tecnología de la Información
Fecha de aplicación original: Octubre de 2011
Fecha de la última revisión: Octubre de 2011