Resumen
Cambridge College (el "Colegio") ha desarrollado este programa de robo de identidad (el "Programa") de conformidad con la Regla de la Comisión Federal de Comercio (FTC) de "Red Flags" , que implementa la Sección 114 del Fair and Accurate Credit Transactions Act del. El Programa fue desarrollado por el Director Financiero (Controller) del Colegio y aprobado por la Junta Directiva.
Propósito
El Programa está diseñado para detectar, prevenir y mitigar el robo de identidad en relación con la apertura de una cuenta cubierta o una cuenta cubierta existente y para proporcionar la administración continua del Programa. El Programa establece procedimientos para:
1. Identificar las banderas rojas relevantes para las cuentas cubiertas que ofrece o mantiene e incorporarlas al Programa;
2. Detectar señales de alarma (red flags) que hayan sido incorporadas al Programa;
3. Responder adecuadamente a cualquier señal de alarma (red flag) que haya sido detectada para prevenir y mitigar el robo de identidad; y
4. Asegurarse de que el Programa se actualiza periódicamente para reflejar los cambios en los riesgos para los estudiantes y empleados o para la seguridad y solidez del acreedor derivados de la usurpación de identidad.
El Programa incorporará, según proceda, políticas y procedimientos existentes que controlen los riesgos razonablemente previsibles.
Definiciones
El robo de identidad significa fraude cometido o el intento de cometerlo utilizando los datos identificativos de otra persona sin autorización.
Una Cuenta Cubierta significa (i) una cuenta que un acreedor ofrece o mantiene, principalmente para fines personales, familiares o domésticos, que implica o está diseñada para permitir múltiples pagos o transacciones o (ii) una cuenta que el acreedor ofrece o mantiene para la que existe un riesgo razonablemente previsible para los clientes o para la seguridad y solidez del acreedor por usurpación de identidad.
Una señal de aleta (red flag) es un patrón, práctica o actividad específica que indica la posible existencia de un robo de identidad.
Cuentas cubiertas del Colegio
El Colegio ha identificado las siguientes cuentas cubiertas: Cuentas cubiertas administradas por el Colegio - Estudiantes:
1. Plus Loans (Cambridge College forma parte del Programa Federal de Préstamos para la Educación de la Familia).
2. Préstamos Stafford (Cambridge College forma parte del Programa Federal de Préstamos Familiares para la Educación)
3. Préstamos Perkins - Campus Partners es el agente de servicios.
4. Programa de Préstamos Directos del Departamento de Educación
5. Pagos de matrícula diferidos
6. Contabilidad de Estudiantes
Evaluación del riesgo
En el caso de las cuentas cubiertas administradas por el Colegio y relacionadas con los estudiantes enumeradas anteriormente, el riesgo existente es que se presente una solicitud fraudulenta de reembolso de una cuenta pagada en exceso como consecuencia de un préstamo y/o pago directo. Dado que la universidad es la única responsable de emitir los reembolsos de estas cuentas, el riesgo reside en la universidad.
El Colegio tomará medidas para garantizar que la actividad de un proveedor de servicios se lleve a cabo de conformidad con políticas y procedimientos razonables diseñados para detectar, prevenir y mitigar el riesgo de robo de identidad siempre que la organización contrate a un proveedor de servicios para realizar una actividad en relación con una o más cuentas cubiertas. No obstante, los procesos tramitados por estos proveedores representan fondos adeudados al Colegio, lo que mitiga el riesgo de robo para los titulares de las cuentas. Además, el Colegio tomará medidas para garantizar la existencia de políticas y procedimientos de señales de alarma (red flags) adecuados promulgados por estos proveedores.
Procedimientos de control
Como se ha indicado anteriormente, el principal riesgo asociado a las cuentas cubiertas está relacionado con los reembolsos en cuentas de estudiantes y cuentas de préstamos. Los siguientes procedimientos de control mitigan este riesgo:
Los reembolsos debidos a pagos en exceso serán administrados únicamente por la Oficina del Ecónomo. Todas las consultas se dirigen exclusivamente a esta oficina.
Los cheques se pagan y se envían por correo al nombre y dirección oficiales dentro del Sistema Jenzabar o pueden recogerse en persona. El estudiante debe proporcionar su identificación válida de Cambridge College, una licencia de conducir de EE.UU. vigente o un pasaporte válido al recibir el cheque en persona. Estudiantes no pueden solicitar un beneficiario o dirección específica que sea diferente de los datos del sistema.
Estudiantes deben hacer cualquier cambio permanente de nombre o dirección en la Oficina del Registrador en Cambridge o en la Oficina del Director en los Centros regionales. Un cambio de nombre requiere el documento legal apropiado sujeto a la instancia específica, como un certificado de matrimonio. Un cambio de dirección requiere una prueba oficial, como una factura de servicios públicos, un contrato de alquiler, una hipoteca u otra documentación adecuada. Estos cambios deben actualizarse en Jenzabar antes de solicitar el reembolso.
Señales de alarma
Las siguientes señales de alarma son indicadores potenciales de fraude. Siempre que se detecte una señal de alarma o una situación muy parecida a una señal de alarma, se investigará. No se harán cambios en el expediente permanente del estudiante hasta que se resuelva el posible fraude.
1. Los documentos proporcionados para la identificación parecen haber sido alterados o falsificados;
2. La fotografía o descripción física en la identificación no coincide con la apariencia del estudiante que presenta la identificación;
3. Una solicitud realizada desde una cuenta de correo electrónico no emitida por el Colegio;
4. Una solicitud para enviar algo por correo a una dirección que no figura en el expediente; y
5. Notificaciones de clientes, víctimas de usurpación de identidad, autoridades policiales u otras personas sobre una posible usurpación de identidad en relación con las cuentas cubiertas.
Respuesta a las alertas rojas
El programa proporciona respuestas adecuadas a la detección de señales de alarma para prevenir y mitigar la usurpación de identidad. Las respuestas apropiadas a las banderas rojas pertinentes son las siguientes:
1. Denegar el acceso a la cuenta cubierta hasta que se disponga de otra información para eliminar la señal de alarma;
2. Contactar con el estudiante o empleado;
3. Cambiar las contraseñas, códigos de seguridad u otros dispositivos de seguridad que permitan el acceso a una cuenta cubierta,
4. Notificar a las fuerzas del orden; o
5. Determinar que no se justifica ninguna respuesta dadas las circunstancias particulares.
Supervisión del Programa
La responsabilidad de desarrollar, aplicar y actualizar este Programa recae en Director de finanzas (controller) del Colegio. El Controller es responsable de la administración del programa, garantizando la formación adecuada del personal del Colegio sobre el Programa, revisando cualquier informe del personal relativo a la detección de señales de alarma en las cuentas cubiertas identificadas y los pasos para prevenir y mitigar el Robo de Identidad, determinando qué pasos de prevención y mitigación deben tomarse en circunstancias particulares y considerando cambios periódicos en el Programa.
Actualización del Programa
Este Programa se revisará y actualizará periódicamente para reflejar los cambios en los riesgos para los estudiantes y la solidez del Colegio derivados del robo de identidad relacionado con las cuentas cubiertas señaladas. Al menos una vez por año fiscal, el Controller considerará las experiencias del Colegio con el robo de identidad, los cambios en los métodos de robo de identidad, los cambios en los métodos de detección y prevención de robo de identidad, los cambios en los tipos de cuentas que el Colegio mantiene y los cambios en los acuerdos comerciales del Colegio con otras entidades, en lo que respecta a este programa. Después de considerar estos factores en consulta con el Vice presidente de Finanzas y Administración, el Controller determinará si los cambios al Programa, incluyendo la lista de señales de alarma, están justificados. Si se justifica, se actualizará el Programa.
Formación del personal
El personal del Colegio responsable de la aplicación del Programa recibirá formación, impartida por el Interventor o bajo su dirección, sobre la detección de banderas rojas y las medidas de respuesta que deben adoptarse cuando se detecte una bandera roja.
Persona responsable de la revisión y aplicación:
Vice presidente de Finanzas y Administración y el Director de Finanzas (controller) de Cambridge College.
Fecha de aplicación original: 14 de junio de 2010
Fecha de la última revisión: 14 de junio de 2010