Políticas y procedimientos sobre regalos

Razón de ser de esta Política

La función de esta política es actualizar y definir claramente los tipos de donativos que aceptará el Colegio, en qué circunstancias y cómo se asignarán, reconocerán, valorarán y comunicarán en función de las normas desarrolladas por el Consejo para el Avance y el Apoyo de la Educación (CASE), 2009, que se han investigado a fondo y se ajustan a las prácticas contables aceptadas y a los requisitos federales de información de EE.UU. También describe los procedimientos que deben seguirse en relación con la gestión de las donaciones al Colegio.

I. Definiciones y autorizaciones

A. Definiciones

1. El nombre legal de la institución es Cambridge College.
2. Una donación es cualquier transferencia voluntaria y no recíproca de dinero en efectivo u otro activo de particulares u organizaciones privadas, como corporaciones y fundaciones, a Cambridge College.
3. Las restricciones de la donación deben acordarse en el momento en que se establece la donación y deben documentarse plenamente por escrito. El Colegio se reserva el derecho, en el acuerdo de designación de la donación, de ampliar la finalidad de una donación en caso de que el Consejo de Administración determine en un futuro que la finalidad de la donación ya no sirve mejor a la misión del Colegio.
4. Una ayuda económica es una transferencia de activos a Cambridge College por parte de una fundación, corporación, asociación o entidad gubernamental para fines específicos regidos por un acuerdo formal entre el Colegio y el donante y sujetos a requisitos específicos de información. Algunas ayudas económicas, por la naturaleza de sus requisitos recíprocos, no tienen intención donativa, sino que son contractuales.
5. Un legado es una donación realizada por testamento de bienes tangibles, intangibles o inmuebles. Una intención de legado es una promesa, revocable en vida del donante, de hacer una donación por testamento; por tanto, una intención de legado no es una donación completada.
6. Las definiciones de otros vehículos de donación planificada utilizados por Cambridge College se incluyen más adelante en este documento.

B. Autorizaciones

1. No se podrá realizar ninguna solicitud de fondos en nombre de Cambridge College sin la aprobación del Presidente o de la persona que éste designe.
2. El Presidente es responsable de la elaboración, para su aprobación por el Consejo, de políticas para la solicitud, aceptación y uso de donativos, así como de la posterior aplicación de estas políticas aprobadas.
3. La Oficina de Promoción Institucional es responsable de
   1. Coordinar y controlar la solicitud y recepción de regalos para el Colegio.
   2. Transmitir los regalos en metálico y no en metálico al Departamento de Servicios Financieros para su oportuno depósito y salvaguarda de los recibos de regalo.
   3. Agradecer todas las donaciones, introducir los registros en la base de datos de registros de donaciones, documentar todos los recibos de donaciones y garantizar la administración de las donaciones, incluida la elaboración de informes sobre todas las subvenciones y donaciones de acuerdo con los requisitos escritos de las entidades donantes.
   4. Mantener los archivos de propuestas de subvenciones, donaciones y contratos.
   5. Mantener los archivos de subvenciones, donaciones y contratos concedidos.
   6. Convocar un Comité de Aceptación de Regalos, en el que estén representados los Departamentos de Promoción Institucional y Servicios Financieros, cuando sea necesario recomendar al Presidente procedimientos para solicitar exenciones de las políticas generales o para la aceptación de regalos no rutinarios, que a su vez pueden requerir la aprobación del consejo.
4. El Departamento de Servicios Financieros es responsable de
   1. Iniciar la venta de cualquier donación de activos no monetarios de acuerdo con la política de inversiones del Colegio.
   2. Supervisar la inversión de los regalos de acuerdo con las políticas establecidas por el Consejo de Administración.

C. Asignación de regalos

1. Todas las donaciones y promesas se asignarán a una cuenta específica de donaciones restringidas o no restringidas según las categorías Sin Restricciones, Restringidas Temporalmente o Restringidas Permanentemente prescritas por los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Las promesas sólo se registrarán y abonarán por escrito.
3. Los pagos de promesas para proyectos específicos o campañas de capital se limitarán generalmente a cinco años, salvo en el caso de ingresos anticipados de un fideicomiso caritativo principal. El Presidente, en consulta con el Comité de Desarrollo del Patronato, debe aprobar un calendario de pagos de promesas de mayor duración.
4. Los ingresos totales previstos para el Colegio como beneficiario de un fideicomiso caritativo principal pueden registrarse como una promesa, y el periodo de la promesa no puede superar el periodo del fideicomiso.
5. Las donaciones corporativas de contrapartida se acreditarán al fin para el que se hizo la donación original del donante.
6. La información sobre donativos, promesas y donantes es confidencial y sólo se divulgará por orden del Presidente. Los empleados con acceso a información confidencial sobre regalos, promesas y donantes están obligados a mantener la confidencialidad como condición de empleo y sólo pueden compartir dicha información con funcionarios autorizados del Colegio en caso de necesidad de conocerla o si el Presidente lo autoriza de otro modo.

II. Valoración y aceptación de donaciones no dinerarias

A. Generalidades

1. El personal del Colegio informará, orientará y ayudará de cualquier otro modo a los donantes a completar sus transferencias filantrópicas, pero en ningún momento el personal del Colegio proporcionará asesoramiento fiscal o jurídico a los donantes. Los costes legales y financieros de la transferencia de donaciones no dinerarias al Colegio correrán normalmente a cargo de los donantes.
2. No se aceptará ningún donativo cuya aceptación pudiera hacer incurrir al Colegio en una obligación, financiera o de otro tipo, que el Presidente considere onerosa. Del mismo modo, el Colegio se reserva el derecho de disponer en cualquier momento de las donaciones de bienes, salvo que se acuerde otra cosa con el donante.
3. Las donaciones se acreditarán contra los objetivos de recaudación de fondos a su valor nominal/de mercado en la fecha de realización del traspaso del bien al Colegio o a su representante designado. Si no existe un mercado inmediato para el activo, la donación se valorará en un dólar hasta que el donante proporcione una valoración de mercado de un tercero o el Colegio pueda hacer lo mismo, y se llevará en el sistema de Contabilidad Financiera según determine el Vice presidente de Finanzas y Administración. Del mismo modo, el Colegio no realizará valoraciones a efectos fiscales del donante.
4. Ni las ganancias ni las pérdidas realizadas por la venta de una donación no monetaria o de activos en fideicomiso afectarán al valor acreditado para los objetivos de recaudación de fondos.
5. Un Comité de Aceptación de Regalos que represente a las oficinas de Promoción Institucional y Finanzas y sea nombrado por el Presidente se reunirá cuando sea necesario para revisar los regalos no monetarios pendientes y recomendar su aceptación a los funcionarios autorizados por los Administradores para tomar tales decisiones.

B. Donaciones de bienes inmuebles

1. Las donaciones de bienes inmuebles deben tener un título claro y comercializable y no estar contaminados por residuos peligrosos. La aceptación de tales bienes está sujeta a la revisión previa del Comité de Aceptación de Donaciones y a la aprobación del Patronato. La donación de bienes inmuebles estará sujeta a los siguientes requisitos:
   • Inspección personal por parte del personal
   • Búsqueda de títulos
   • Auditoría medioambiental de nivel uno como mínimo
   • Revisión de la comerciabilidad por parte de al menos dos corredores expertos
   • Tasación cualificada obtenida por el donante
2. Si se trata de un fideicomiso, el donante debe firmar un acuerdo por escrito para aportar fondos adicionales al fideicomiso, con el fin de sufragar los gastos corrientes y el mantenimiento de la propiedad hasta que se venda.
3. Si la propiedad se utiliza con fines comerciales, se requiere una lista de comprobación inmobiliaria completa, que incluya información financiera detallada sobre la propiedad.
4. No pueden aceptarse bienes inmuebles hipotecados. Se debe animar al donante que posea bienes inmuebles hipotecados a que cancele o transfiera la hipoteca antes de hacer la donación.
5. Las donaciones de residencias personales o granjas pueden incluir un patrimonio vitalicio reservado, sujeto a un acuerdo satisfactorio que detalle la responsabilidad del donante durante el patrimonio vitalicio.

C. Donaciones de bienes muebles tangibles o bienes de equipo

1. El Comité de Aceptación de Donaciones considerará y recomendará al Presidente la aceptación de bienes muebles tangibles o bienes de equipo en relación con su aplicabilidad a la misión de Cambridge College y su carga para el Colegio (Ver IIA 2), a menos que la donación se haga con el entendimiento explícito de que la propiedad se venderá y los beneficios se aplicarán a un fin del Colegio.
2. Si se acepta la propiedad, el donante es responsable de obtener una tasación cualificada del valor justo de mercado de la propiedad.

D. Donaciones de valores

1. La Oficina de Promoción Institucional puede aceptar donaciones de valores negociables procesados por el corredor autorizado del Colegio. Los valores no negociables o con restricciones de inversión se remitirán al Comité de Aceptación de Regalos para su recomendación al Presidente y al Consejo (según proceda).
2. Todos los valores negociables se valorarán según la media de sus valores de mercado en la fecha de entrega. La fecha de entrega es la fecha en que todos los documentos de transferencia están bajo custodia del Colegio o la fecha en que el valor se deposita por transferencia bancaria en una cuenta autorizada por el Colegio.
3. Normalmente, el Colegio venderá los valores recibidos con fines benéficos y aplicará los ingresos a la cuenta o cuentas de fondos correspondientes a los fines declarados por los donantes.

E. Donaciones de seguros de vida o planes de jubilación

1. Para que se acepte la donación, el Colegio debe ser beneficiario irrevocable asignado de una póliza de seguro o plan de jubilación (si el Colegio no es el propietario, así como el beneficiario de una póliza de seguro de vida, la designación del beneficiario es revocable).
2. Si quedan primas por pagar, el donante debe comprometerse por escrito a entregar anualmente al Colegio fondos suficientes y en tiempo oportuno para que éste pueda pagar las primas, o el donante debe comprometerse a pagar las primas directamente. El Colegio se reserva el derecho a cobrar una póliza o a tomar otras medidas a disposición del titular de una póliza en cualquier momento. El Colegio no se comprometerá a asegurar la vida de un donante o a otro tipo de seguro a petición de un donante, ni aceptará la titularidad de pólizas sujetas a un préstamo o en relación con un "dólar dividido" o acuerdo similar en el que los beneficios se dividan entre intereses benéficos y no benéficos. Sin embargo, en cualquier otra circunstancia, el Colegio puede ser nombrado beneficiario de una prestación por fallecimiento en una póliza de seguro de vida. El valor nominal de una póliza de seguro de vida se acreditará como promesa de contribución a los objetivos de recaudación de fondos.
3. Si el Colegio recibe el producto de una póliza o plan de jubilación que no se había registrado previamente como promesa, el importe total recibido se contabilizará como donación.
4. Si el donante paga más primas de una póliza de seguro de vida, el valor de estas primas se acreditará como donación. Si el Colegio paga más primas, el coste será un gasto de explotación y no modificará el valor de rescate ni el valor nominal de la póliza.

F. Donaciones planificadas

1. Anualidad de donación: pago fijo de por vida a cambio de un transferir irrevocable de activos. La tasa de pago de un contrato de anualidad de regalo no debe ser superior a la recomendada por el Consejo Americano de Anualidades de Regalo. Una anualidad de regalo diferida permite que el pago de la anualidad comience en un momento posterior a la fecha del regalo. El importe mínimo para establecer una renta vitalicia es normalmente de 10.000 $. La edad mínima para establecer una renta vitalicia es de 60 años, mientras que la edad mínima para establecer una renta vitalicia diferida es de 50 años.
2. Fideicomiso benéfico de remanente: se pagará a los beneficiarios nombrados un porcentaje fijo determinado anualmente (fideicomiso unitario) o una cantidad anualizada (fideicomiso de anualidad) de los activos del fideicomiso. Cuando finalice cada fideicomiso invertido por separado, el valor del fideicomiso se transferirá al Colegio. El importe mínimo para establecer un fideicomiso caritativo restante suele ser de 100.000 dólares.
3. Fideicomiso benéfico principal: los intereses de los ingresos de un fideicomiso del donante se pagan al Colegio hasta la extinción del fideicomiso, cuando el capital revierte al beneficiario designado. Normalmente se requiere una transferencia mínima de 500.000 $ en activos para establecer un fideicomiso principal benéfico.
4. El coste de las Cuotas de Gerencia por la gestión externa de los fideicomisos correrá a cargo del fideicomiso.

III. Legados e intenciones de legado

A. Legados

1. Donaciones realizadas en virtud del testamento de un donante fallecido.
2. Si el propósito no es restringido, la junta puede colocar los activos en un fondo restringido de cuasi-dotación, pero la oficina de Servicios Financieros lo considerará no restringido, a efectos de Contabilidad.

B. Intenciones de legado

1. Definición: Notificaciones de donantes en vida de que Cambridge College es un beneficiario previsto en el testamento del donante. Aunque estas donaciones son revocables, puede permitirse el abono de dichas promesas a los totales de logros de recaudación de fondos para el reconocimiento de los donantes, en función de la edad del testador y de la recepción de la documentación pertinente que incluya una estimación razonable del valor de la donación prevista.

IV. Fines de la donación

A. Sin restricciones

1. Las donaciones no restringidas son entregadas por los donantes al Colegio sin ninguna limitación, prohibición o restricción sobre el uso de los fondos de la donación, independientemente de cualquier designación posterior por parte del Colegio.
2. El Presidente o la persona que éste designe pueden asignar designaciones específicas a las cuentas de ingresos de donativos no restringidos; estos identificadores descriptivos pueden incluir, entre otros, los siguientes:
   1. Fondo Anual
   2. En honor y en memoria de... Fondo
   3. Fondo de Aniversario
3. Los legados no restringidos se abonarán en las cuentas de ingresos por donaciones no restringidas para apoyar las operaciones o para otros fines designados por el Presidente.

B. Restringido

1. Las donaciones restringidas son aquellas que un donante otorga para un fin específico.
2. La Oficina de Servicios Financieros registrará estas donaciones en el sistema de contabilidad conforme a los principios contables generalmente aceptados como Restringidas Permanentemente o Restringidas Temporalmente.

C. Restringido temporalmente

1. Las donaciones restringidas temporalmente se contabilizarán cuando el Colegio haya cumplido la finalidad de la donación, en un plazo de tiempo razonable.
2. Una donación restringida para operaciones corrientes debe utilizarse total y exclusivamente para el fin específico indicado. Puede incluir, entre otros, Educación e Instrucción, Ayuda Económica, Premios, funcionamiento y mantenimiento de la planta física.
3. Una donación restringida para fines de capital debe utilizarse total y exclusivamente para el fin específico indicado. Pueden incluir donaciones de bienes inmuebles o tangibles utilizados para funciones de instrucción o apoyo del Colegio, o donaciones para la compra, construcción o reconstrucción de edificios, o para la compra y mantenimiento de equipos e inventarios. Las donaciones de valor mínimo o la donación de servicios personales no se acreditarán como activos del Colegio.

D. Restringidas permanentemente

1. Las donaciones restringidas permanentemente se añaden a la dotación del Colegio, se retienen y se invierten con fines generadores de ingresos.
2. Dotación permanente
   1. Ingresos no restringidos: Donaciones restringidas por los donantes para dotación, pero que no conllevan ninguna restricción por parte del donante sobre el uso de los ingresos que produce esta dotación.
   2. Ingresos restringidos: Donaciones restringidas por el donante para dotación, con los ingresos también restringidos por el donante a un fin específico.
3. Dotación a Plazo: similar a la dotación permanente, pero tanto el capital como los ingresos son desembolsables dentro de un plazo acordado por el donante y el Colegio.
4. Aunque los donantes pueden restringir los usos de los ingresos de los fondos de dotación, el Consejo de Administración determina las políticas de inversión del Colegio y los porcentajes de desembolso de los fondos de dotación.

V. Reconocimiento y administración

A. Donaciones de campaña

1. El patronato puede determinar que todas las donaciones de cualquier tipo y aceptadas para cualquier fin durante el periodo de una campaña integral autorizada puedan reconocerse como "donaciones de campaña".
2. Alternativamente, el patronato puede determinar que sólo se reconozcan como "donativos de campaña" los donativos aceptados para fines no restringidos y restringidos específicos durante el periodo de una campaña de capitalización autorizada."

B. Oportunidades de denominación física

1. El patronato puede autorizar de vez en cuando una lista de oportunidades para dar nombre, con cantidades mínimas asignadas a cada proyecto, a edificios, salas u otros proyectos de capital, especialmente en conjunción con una campaña de capital.

C. Oportunidades para dar nombre a dotaciones

1. El Consejo de Fideicomisarios puede autorizar, en reconocimiento a la generosidad de un donante, la designación de fondos de dotación tras la recepción de fondos en cantidades mínimas especificadas según el uso de los fondos. Los fondos de dotación con nombre pueden financiar, por ejemplo, puestos en la facultad, becas o fines generales.
2. El nivel mínimo de financiación para una cátedra con nombre totalmente dotada es de 1,5 millones de dólares. El nivel mínimo de financiación para una beca con nombre totalmente dotada es de 100.000 dólares. Si el saldo de una promesa sigue sin cumplirse después de seis años y el total recibido no iguala el nivel mínimo asignado, el Colegio puede, en ausencia de un calendario satisfactorio de cumplimiento de pagos de la promesa, retirar la oportunidad de nombramiento de la dotación y notificar al donante que los donativos aportados hasta la fecha se añadirán al fondo de dotación general. Del mismo modo, las recaudaciones de fondos para becas con nombre dotadas que no alcancen el nivel mínimo de financiación de la dotación al cabo de seis años se añadirán al fondo de dotación general y se intentará notificarlo a todos los donantes de la recaudación de fondos.

D. Protocolos de información

1. Sólo las donaciones y promesas de entidades privadas, incluidos particulares, empresas y fundaciones, se contabilizarán como logros en una campaña global o de capital, tal y como prescribe el Consejo para el Avance y el Apoyo de la Educación (CASE)
2. Las subvenciones federales, estatales o municipales serán registradas tanto por las oficinas de Avance Institucional a efectos de acreditación como por Servicios Financieros a efectos contables.
3. El total de donaciones directas y promesas recibidas de entidades privadas se registrará por su valor nominal/de mercado en el momento de la donación.
4. El total de donaciones aplazadas se consignará tanto a su valor nominal/de mercado como a su valor actual descontado.
5. Los logros de recaudación de fondos se comunicarán a los antiguos alumnos y a otros electores como el valor nominal/de mercado combinado (en el momento de la donación) de las donaciones directas, las promesas y las donaciones aplazadas.

VI. Administración de estas políticas

La supervisión de estas políticas es responsabilidad del Comité de Desarrollo del Consejo de Administración de Cambridge College, y su aprobación corresponde al Consejo en pleno. El Comité de Aceptación de Donaciones es responsable de la administración de estas políticas. Las excepciones a estas políticas deben ser recomendadas por el Comité de Aceptación de Regalos al Presidente y a la Junta (según proceda).

Los miembros del Comité de Aceptación de Regalos serán determinados por el Vicepresidente de Finanzas y Administración y el Vicepresidente de Promoción Institucional, en consulta con el Presidente.

Personas responsables de la revisión y aplicación: Vicepresidente de Promoción Institucional, Vicepresidente de Finanzas y Administración, Interventor.

Fecha de implementación original: 22 de enero de 2002

Fecha de la última revisión: Octubre de 2011