Razón de esta Política
Cambridge College se dedica a garantizar la privacidad y el manejo adecuado de los Números de Seguridad Social (SSN) de sus estudiantes, empleados y personas asociadas con el Colegio. El propósito principal de esta política de Número de Seguro Social es asegurar que los procedimientos necesarios y la conciencia existen para que los empleados del Colegio y los estudiantes cumplen con la letra y el espíritu de FERPA y la Ley de Privacidad de Datos de Massachusetts. Históricamente, los SSN se han utilizado en los sistemas del College para identificar de forma exclusiva a estudiantes y empleados. A medida que se actualicen nuestros sistemas, sólo mostraremos los cuatro últimos dígitos de los números de la seguridad social. Esta será la acción por defecto. Si sus necesidades le obligan a acceder al número de la Seguridad Social completo, deberá enviar un formulario de acceso al número de la Seguridad Social firmado a TI. Este formulario deberá estar firmado por su Supervisor inmediato y por el Decano de la Gerencia de Matrículas.
Esta política se rige por los siguientes objetivos:
- Amplia concienciación de la obvia confidencialidad del SSN
- Reducción de la dependencia del SSN para fines de identificación
- Mayor énfasis en el uso, transmisión y almacenamiento seguros del SSN en todo el sistema del Cambridge College
- Una política coherente hacia y el tratamiento de los SSN en todo el Colegio
- Mayor confianza por parte de Estudiantes y Empleados en que los SSN se manejan de manera confidencial.
Declaración de principios
Cambridge College tiene la intención de proteger el SSN de sus estudiantes, empleados y profesores para minimizar los crecientes riesgos de robo de identidad, por lo que el SSN no puede ser utilizado como un identificador común o como una clave de base de datos en cualquier sistema electrónico de información. El SSN puede ser recogido y utilizado cuando sea necesario para los registros de empleo, registros de ayuda económica, y un número limitado de otras transacciones comerciales y gubernamentales, según lo permitido por la ley.
Cambridge College asignará un número de identificación de Cambridge College y otras credenciales, como una contraseña o un certificado digital, a una persona en su asociación inicial con el College para su identificación y autenticación, con el fin de eliminar el uso del SSN siempre que sea posible.
La política de Cambridge College regula el uso del SSN y otros datos personales en todos los campus del sistema universitario.
Los principales objetivos de esta política son:
- El sistema Jenzabar y todos los nuevos sistemas adquiridos o desarrollados por el Cambridge College sólo utilizarán los cuatro últimos dígitos de los números de la Seguridad Social de los alumnos cuando dicho uso esté específicamente permitido o sea obligatorio en virtud de esta política. Dichos sistemas no deberán mostrar visualmente el SSN completo en ninguna salida del sistema, incluidos monitores y formularios impresos, a menos que lo exija la ley o lo requiera el Cambridge College por ser necesario en el desempeño de sus funciones.
- El Decano de la Gerencia de Matrículas otorgará al personal y a la Facultad cuyas funciones requieran el acceso a los números completos del SSN.
- A cada persona asociada al Cambridge College se le asignará un identificador que no será el mismo que su número de Seguro Social ni que se basará en él o en otra información demográfica exclusiva.
Ningún nuevo sistema o Tecnología, donde el SSN es una consideración, será desarrollado o adquirido por Cambridge College a menos que sea compatible con esta política o aprobado por el Decano de Matrícula de Gestión como una excepción.
Persona responsable de la revisión y aplicación:
Vice presidente de Finanzas y Administración y el Director de IT
Fecha de aplicación original: 14 de junio de 2010
Fecha de la última revisión: 4 de abril de 2024