Se puede exigir una retención en el expediente de un estudiante por motivos de admisión, académicos, de graduación, empresariales, de ayudas económicas, disciplinarios o de vacunación. Una retención puede impedir que un alumno se matricule en un curso. Si se impone una retención en el expediente de un estudiante, cuando éste introduzca su nombre de usuario y contraseña en MyCC, verá una descripción de la retención e información de contacto, para que pueda solucionar la situación. No será posible matricularse hasta que se hayan conciliado y eliminado todas las retenciones.
Para evitar que un estudiante pierda fondos de ayuda económica o no pueda pagar cursos adicionales, cada trimestre, tras el cierre del periodo de altas y bajas, la universidad puede aplicar una retención a todas las cuentas de los estudiantes. Esta retención puede levantarse una vez que el alumno haya hecho los arreglos de pago satisfactorios con la oficina de Ayuda económica o Comercial.
La retención por vacunación se aplica a las cuentas de los estudiantes a tiempo completo residentes en Massachusetts que no hayan presentado al Colegio los formularios de vacunación cumplimentados, de acuerdo con la legislación de Massachusetts. Si un estudiante al que se aplique esta medida no presenta los formularios de vacunación completos antes de que finalice el Periodo de Altas y Bajas del trimestre en curso, se le dará de baja.
Colocación de retenciones
Para poder matricularse cada trimestre, el alumno debe recibir el visto bueno de la Oficina del Tesorero. Si no se hacen arreglos satisfactorios para el pago de la matrícula, se aplicará una retención comercial (BR) a la cuenta del estudiante. Si un alumno no ha completado el proceso de ayuda económica, se aplicará una retención económica (FA) a su expediente. Las retenciones se aplicarán dos semanas antes de que se abra el plazo de inscripción. Estudiantes serán notificados por correo electrónico a través de sus cuentas de correo electrónico MyCC o por carta a través del correo de EE.UU..
Eliminación de retenciones
Cada noche se ejecutará un proceso automatizado para eliminar cualquier retención financiera cuando el saldo de la cuenta de un estudiante sea cero. Cualquier otra retención se eliminará manualmente de forma individual una vez que la situación haya mejorado. Sólo el Director de Ayuda económica, el tesorero o el Registrador (o miembros del personal de esas oficinas con autorización por escrito) pueden eliminar retenciones.
Persona responsable de la revisión y aplicación:
Rector, Decano de Matrícula, Director de Admisiones, Registrador
Fecha de la última revisión: Octubre de 2011