A. En cumplimiento de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) de 1974, en su versión modificada, el Colegio no permite la divulgación de información de identificación personal en los expedientes de los estudiantes sin el consentimiento por escrito del estudiante, salvo lo específicamente permitido por los estatutos o reglamentos FERPA. El Registrador controla el acceso y la divulgación de los expedientes académicos de los estudiantes y mantiene salvaguardias contra la divulgación ilegal. El registro del acceso y la divulgación de los expedientes de los estudiantes debe ser mantenido por la oficina que proporciona dichos expedientes (normalmente el Registrador), y se pondrá a disposición del estudiante que lo solicite.
B. Los Estudiantes tienen derecho a inspeccionar y revisar todos los registros, archivos y datos del Colegio directamente relacionados con ellos mismos, con ciertas excepciones, como los registros financieros de los padres del estudiante, las recomendaciones confidenciales que se recibieron antes de enero de 1975 o los registros a los que los estudiantes hayan renunciado a su derecho de acceso. Los registros y datos oficiales relacionados con un estudiante se incorporan a su expediente, conservado en la Oficina de Registro. Otros expedientes de estudiantes pueden conservarse en la oficina que los creó, como Decanos Académicos, Facultad, Decano de Estudiantes, etc. El Colegio se reserva el derecho a cobrar por las copias de los expedientes de los estudiantes y prohibirá la entrega de expedientes oficiales a los estudiantes que tengan retenciones económicas.
C. La Universidad permite, sin autorización previa por escrito de cada estudiante, la divulgación de información personal identificable según lo permitido por la FERPA. Podrán acceder a la información no incluida en el directorio los funcionarios del centro que el Colegio haya determinado que tienen intereses educativos legítimos, los representantes autorizados de las autoridades educativas federales, estatales y locales, las organizaciones de acreditación y los funcionarios de otra institución de educación postsecundaria en la que un estudiante desee o pretenda matricularse. El Colegio también puede revelar información no incluida en el directorio en relación con una emergencia de salud o seguridad, en cumplimiento de una orden judicial o citación legalmente emitida, o en relación con la concesión de ayuda financiera. La información del directorio de Cambridge College incluye el nombre, el curso, la dirección y el número de teléfono particulares, la dirección de correo electrónico, las fechas de asistencia, el estado del programa/especialización, los títulos obtenidos, la escuela secundaria y cualquier universidad a la que se haya asistido previamente. El término "funcionario escolar" incluye a una persona empleada por el Colegio en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de personal de apoyo; a una persona que forme parte del Consejo de Administración; y a un contratista externo al Colegio que realice un servicio o función institucional para el que, de otro modo, el Colegio utilizaría a sus propios empleados y que esté bajo el control directo del Colegio en lo que respecta al uso y mantenimiento de la información de identificación personal procedente de los expedientes académicos. Un funcionario de la Escuela tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un expediente académico para cumplir con sus responsabilidades profesionales para el colegio.
D. Los estudiantes que deseen mantener en privado toda su información de directorio (un "bloqueo FERPA") pueden comunicarse con el Registrador. Estudiantes serán notificados anualmente de esta política FERPA por aviso web, catálogo, correo electrónico u otro método de entrega apropiado.
E. La FERPA no se aplica a los expedientes de los solicitantes de admisión a los que se deniega la admisión, ni a los solicitantes que son aceptados pero deciden no asistir al Cambridge College. Los estudiantes admitidos están cubiertos por la FERPA una vez que se han matriculado. Se considera que un alumno está matriculado el primer día de clase.
F. La FERPA define "estudiante" como cualquier individuo que asiste o ha asistido a una agencia o institución educativa y sobre el que la agencia o institución mantiene registros educativos. 34 CFR 99.3. Al interpretar esta definición con respecto a los materiales de solicitud, el Cambridge College ha adoptado generalmente la postura de que los registros enviados por el estudiante al colegio no están protegidos como registros de educación a menos que/hasta que el estudiante se matricule.
G. Si los Estudiantes se oponen a que se incluya algo en sus carpetas por considerarlo inexacto, engañoso o inapropiado, tienen derecho a impugnar su inclusión y solicitar que se corrija o elimine. Deberán presentar una solicitud por escrito al Registrador para que se celebre una reunión conjunta con el Rector y Vicepresidente de Asuntos Académicos, el Registrador y cualquier otra persona adecuada para tratar el asunto.
H. Si el Colegio no cumple los requisitos de la FERPA, pueden presentarse quejas por escrito a la Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar, Departamento de Educación de EE.UU., 400 Maryland Avenue, SW, Washington, D.C. 20202-5920.
Persona responsable de la revisión y aplicación:
Responsable de Sistemas de Información de Estudiantes y Registrador
Fecha de aplicación original: Agosto de 2011
Fecha de la última revisión: 16 de noviembre de 2018