Finalidad
Establecer los requisitos para el cumplimiento del plan contable de Cambridge College (el "Colegio").
Autoridad adicional
Secciones 62(a)(2) y 62(c) del Código de Rentas Internas.
Ámbito de aplicación
Solicitar a cualquier individuo pagado o reembolsado por un gasto de negocio del Colegio.
Declaración de política
De acuerdo con la normativa del IRS, el Colegio dispone de un plan contable que le permite reembolsar a los empleados (y en determinados casos a los no empleados) los gastos empresariales autorizados sin que ello repercuta en la retribución imponible. Las normas del plan contable se aplican a los pagos, reembolsos o anticipos por gastos de empresa autorizados, relacionados o no con viajes. Esta política sólo se aplica a la fiscalidad de los reembolsos y no aborda los gastos autorizados ni los requisitos para presentar los reembolsos de gastos.
Requisitos del Plan de Contabilidad
A. Para cumplir con el plan contable del Colegio, un empleado debe:
1. Haber pagado o incurrido en gastos relacionados con la empresa mientras prestaba servicios para el Colegio. Para cumplir este requisito, debe existir una conexión o finalidad empresarial para el gasto y éste debe ser ordinario y necesario.
2. Contabilizar y justificar adecuadamente los gastos en un plazo de 60 días desde que se paguen o incurran en ellos.
a. Para cumplir este requisito, el empleado debe documentar y solicitar el reembolso de los gastos de la empresa en un plazo de 60 días desde el pago o la realización del gasto.
b. Los gastos relacionados con viajes deben justificarse en un plazo de 60 días a partir del último día del viaje.
c. Los gastos se contabilizan cumplimentando el formulario o formularios prescritos por el Colegio.
d. Los gastos se justifican con recibos originales detallados o, si no se dispone de ellos, con un recibo impreso de Internet que demuestre la compra y el pago.
e. Los reembolsos de dietas por comidas pueden pagarse sin documentación justificativa hasta el máximo permitido por la política de viajes del Colegio.
3. Devolver cualquier pago, reembolso o anticipo que exceda de las cantidades justificadas en el plazo de 60 días desde que se pagó o incurrió en el gasto. Para cumplir este requisito, el empleado deberá devolver al Colegio cualquier reembolso o anticipo que exceda de las cantidades debidamente justificadas en el plazo de 60 días desde la recepción del anticipo o reembolso.
B. Si no se cumplen uno o varios de los requisitos anteriores, el pago, reembolso o anticipo al empleado se incluirá en su salario, estará sujeto a retención fiscal y se comunicará al IRS y al empleado en el formulario correspondiente. No se tramitarán las solicitudes de reembolso o pago presentadas más de 120 días después de la transacción.
C. Los requisitos de justificación de esta política también se aplican a los no empleados (por ejemplo, contratistas independientes) que realicen actividades del Colegio. Si una persona no empleada no justifica adecuadamente sus gastos ante al Colegio, éstos se considerarán ingresos imponibles y se notificarán al Servicio de Impuestos Internos (IRS) y a la persona no empleada en el formulario correspondiente.
Persona responsable de la revisión y aplicación: Vicepresidenta de Finanzas y Administración e Interventora.
Fecha de aplicación original: Agosto de 2011
Fecha de la última revisión: Octubre de 2011